行政事业单位费用报销的入账手续及管理_北京转创国际管理咨询有限公司广东分公司

行政事业单位财务核算的主要内容便是费用支出，费用支出核算内容比较繁杂，核算科目较多，相关的规定也比较严格，需要相对比较完善的入账手续。当前，部分行政事业单位费用报销入账手续还存在诸多问题，入账手续不全面，缺乏相应的文件材料，从而导致行政事业单位费用开支失真。本文首先阐述了行政事业单位费用报销的种类的入账审核手续流程，并从工资福利、补助补贴奖励、“三公”经费等方面进行了详细的阐释，之后分析了共性问题产生的原因，最后提出了规范费用报销管理的建议，以期促进行政事业单位费用报销入账手续更加规范。

一、行政事业单位费用报销的种类的入账审核手续流程

（一）工资福利、补助补贴奖励

行政事业单位在对工资福利支出进行报销入账时，应制定详细完善的工资福利发放表格。同时，行政事业单位在制定工资福利发放表格时应附上详细的发放金额明细，发放表上应有制表人以及审批人的签字。如果发放工资时出现变动的情况，应附上相关变动的审批文件，如果发放补贴以及奖金则应附上详细的发放依据。但部分行政事业单位发放加班补助以及奖励性工资等时没有政策依据，甚至在发放津贴补助时自设名目。此外，部分行政事业单位还存在依照过去的惯例发放课题奖励以及教育培训奖励等问题。

（二）“三公”经费：公务接待费、公务车购置和运行维护费、因公出国（境）费

“三公”经费属于行政事业单位的严控类支出，在处理这类费用审核入账时要格外谨慎。首先，行政事业单位在报销入账公务接待费时应开具相应的正规发票，并附有详细的结算清单。同时，公务接待费还应提前申请并附有审批单注明详细的接待人数及陪同人数。但部分行政事业单位存在用同城单位公务活动联系函报销公务接待费用的现象，甚至存在无公函公务接待开支、“一函多餐”式公务接待开支等现象。其次，行政事业单位在更新、配备公务用车时应提前申请，并经相关部门批准进行集中采购。此外，行政事业单位在报销入账公务车运行维护费时应提供汽油费、汽车维修费等相关发票以及相关明细。最后，因公出国（境）费主要是指国际旅费、住宿费以及签证费用等。行政事业单位报销因公出国（境）费用时除了应提供相关发票外，还应提供外事部门批复文件、外方邀请函等附件。

（三）差旅费

按照规定，差旅费包括住宿费、交通费等，交通费以及伙食补助是定额包干费用，住宿费、交通费报销应提供相关发票，同时还应附有经审批的主办单位通知文件。如果是单位自行安排出差而没有相关的通知文件，应提前填报审批表并经相关部门审批。但部分行政事业单位存在交通费报销不规范的现象，导致城区交通费报销混乱。同时，部分行政事业单位差旅费报销范围超标，例如住宿费、出差伙食补助超额报销领取，差旅费报销超过规定的人数、时间等。

（四）培训费、会议费

行政事业单位培训费包括单位工作人员外出参加培训以及单位举办培训发生的费用。外出参加培训发生的费用可参照差旅费报销手续入账，单位举办培训班发生的费用可参照会议费报销手续入账。同时，会议费通常包括会议室租金、住宿费、伙食费等，行政事业单位在进行会议费报销时应提供预算单和结算单、参会人员签到表以及相关发票和明细。但部分行政事业单位在报销培训费以及会议费时缺乏相关预算和结算，没有对培训以及会议进行相关的计划和核算，常出现超预算行为。

（五）委托业务费

委托业务费属于行政事业单位购买性服务支出，如果采购限额在标准以上，行政事业单位应提前办理采购手续。如果采购需进行公开招标，应根据相关法律法规并严格遵守招投标程序。行政事业单位在进行业务委托费报销入账时应提供政府采购以及招投标文件，同时还应提供相关合同以及验收报告等。

（六）办公用品购置更新

行政事业单位在购置办公用品时，如果此办公用品在采购限额标准以上或者在采购目录以内应办理政府采购手续。同时，行政事业单位在进行办公用品购置报销入账时应提供政府采购审批手续、采购合同以及验收报告等。但部分行政事业单位在购置办公用品时缺乏相应合同或协议，相关明细不清晰，有的行政事业单位虽然在购置办公用品时手续齐全，但缺乏办公用品领用记录。

二、共性问题产生的原因

部分行政事业单位财务报销制度不完善，相关规定不够具体，没有形成系统完善的指导意见。同时，部分行政事业单位也没有形成有效的监督机制，内部缺乏独立权威的内审部门。此外，部分行政事业单位对于违规报销没有形成严格的处罚机制，缺乏对支出行为以及支出内容的监督，只是偶尔进行检查，但对检查结果缺乏长期有效的监督机制。

三、规范费用报销管理的建议

（一）完善费用管理制度

行政事业单位应根据相关法律法规制定完善的费用管理制度，并对操作办法进行细化，使操作办法具有实用性与指导性，从而便于核算、检查。同时，行政事业单位还应对相关的费用报销流程进行完善。首先，严格审核财务票据及相关附件，确保相关财务票据的真实性以及完整性。对发放的奖金以及补贴补助进行合法合规性审核，确保发放的奖金以及补贴补助奖励合理、合法。同时，对公务联系函以及公务审批单进行编号管理，如果公函没有编号则不予受理，报销相关费用时应提供预算清单以及相关明细，并完善报销程序清单。

（二）完善监管制度

行政事业单位应对内部各部门财务报销情况进行定期检查，并对相关问题进行及时改正。同时，行政事业单位还应及时公开财务信息，并接受监督，避免出现违规报销的问题。此外，行政事业单位还应确保监督机制的长效性，并加大对违规报销行为的处罚力度，对违规报销行为进行分类处罚，并实行追责制。此外，行政事业单位应构建完善的监管机制，并对收付资金、财务核算、审批审核业务票据进行全方位监管，确保各项业务真实，保证资金安全。另一方面，行政事业单位应对财政部门进行有效监督，对其财务工作进行规范，确保行政事业单位科学编制预算。同时，行政事业单位应加强审计部门的工作监督力度，并对公务接待工作内容做出公正评价。

（三）加强相关培训

行政事业单位财务工作人员应加强相关法规制度的学习，提高自身业务能力和专业技能。同时，行政事业单位还应加强相关程序规章的培训，对单位财务工作人员进行理论、相关制度的集中培训，转变其思想观念，改进其工作作风，确保单位财务工作人员可以熟练掌握并运用相关理论制度，严格遵照票据使用准则。此外，行政事业单位还可以制定宣传手册、定期开展宣讲会议，从而规范相关工作人员的工作行为。

四、结语

综上所述，行政事业单位加强费用报销入账手续的管理应确保入账手续的完整性以及真实性。当前，部分行政事业单位费用报销入账手续管理不规范，相关制度不健全。因此，行政事业单位应完善费用管理以及监管制度，并加强相关培训，从而促进行政事业单位加强对费用报销入账手续的管理，进一步促进行政事业单位长期稳定的发展。