精益六西格玛在降低招标采购流标率中的应用_北京转创国际管理咨询有限公司广东分公司

精益六西格玛是将精益和六西格玛的方法论和工具融合在一起的流程改善方法论。精益六西格玛DMAIC包括五个实施阶段：定义阶段(DEFINE)、测量阶段(MEASURE)、分析阶段(ANALYZE)、改善阶段(IMPROVE)和控制阶段(CONTROL)。本文主要研究通过DMAIC五个阶段的实施，改善招标采购的相关流程，有效降低非价格因素的流标率。

招标采购流标的原因包括价格因素和非价格因素两大类，涉及价格因素流标的因素包括公司内部管理要求和外部市场因素，价格因素不可控，而精益六西格玛主要针对流程可控的因素实施改善，故选择非价格因素。

1 实施方案

根据精益六西格玛方法，制定DMAIC实施路线图，见表1。

2 实施步骤

2.1 定义阶段

2.1.1 问题陈述

通过梳理分析：2017年非价格因素流标率25.4%，2018年非价格因素流标率25.5%，2019年一季度非价格因素流标率26.9%，导致公司重复招标，采购周期延长，采购成本增加，影响产品配套产出。

2.1.2 实施范围

通过SIPOC流程图界定实施范围，见表2。

表1 DMAIC路线图
Table 1 DMAIC route

表2 实施范围
Table 2 Practice scope

2.1.3 设定目标

设定关键指标Y定义为：非价格因素导致招标采购流标的流标率=非价格因素导致的招标数/总流标数。设定Y<18%。

2.1.4 预期收益

硬性收益：按设定目标18%计算，一年预计可减少50个流标项目，按相关财务人工成本、管理成本等计算可节约约18万元。

表3 Y数据收集计划表(4W1H)
Table 3 Y data collection plan(4W1H)

图1 现状分析柏拉图
Figure 1 Status analysis pareto chart

软性收益：节约招标周期，提高招标采购工作效率，提高产品配套产出及时性，有效降低采购成本。

2.2 测量阶段

2.2.1 Y数据收集

采用4W1H方法，制定Y数据收集计划，见表3。

2.2.2 Y数据可靠性确认

Y数据经评标专家组及公司领导签批审定，Y数据可靠。

2.2.3 Y的现状分析

采用柏拉图通过流标涉及的部门、流程、物料类别、流标原因等多维度多层次进行Y的现状分析，如图1。

从图1可以看出，非价格因素导致流标的现状，见表4。

表4 非价格因素流标现状
Table 4 Bid failure status of non-price factors

2.2.4 流程图

通过对招标采购流程的全面梳理，从采购计划、采购策划、收发标、投标、开标前准备、开评标、定标审批七个环节制定详细的IPO流程图(输入-输出流程图)，共梳理出167项输入因子。

2.2.5 原因筛选

针对167项输入因子通过招标方式、投标规范性、招标策划充分性、投标技术要求、投标商务要求、业主指定、领导审批等7个维度进行因果矩阵分析(见表5)，通过分数断裂分层的方法梳理出15项占比较大的输入因子，见图2和表6。

2.2.6 潜在要因查找

对占比较大的15项输入因子进行潜在失效模式和效果分析(FMEA)，梳理出风险度较高的8种失效模式，其中两种失效模式不可控，不再进行深入研究；对其余6种失效模式进行因子判定，对其中1种进行快赢改善，其余5种进入下一阶段根因验证。如表7、图3和表8。

表5 因果矩阵
Table 5 Cause and effects matrix

图2 流程输入
Figure 2 Process input

表6 15项占比较大的输入因子
Table 6 15 input factors with higher proportion

表7 潜在失效模式和效果分析
Table 7 Failure mode and effects analysis

图3 流程输入
Figure 3 Process input

表8 8种失效模式
Table 8 Eight failure modes

图4 对授标原则不充分的影响分析
Figure 4 Effects analysis on insufficient award
of bid principle

图5 对供应商选择范围不准确的影响分析
Figure 5 Effects analysis on inaccurate
providers selection scope

2.3 分析阶段

采用柱状图、柏拉图和逻辑思维导图等对测量阶段梳理出的5种失效模式进行深入研究，最终梳理出授标原则不充分和供应商信息不完整是两种非价格因素导致采购招标流标的根本原因，如图4和图5。

2.4 改善阶段

针对分析阶段梳理出的两种根本原因，制定解决方案，实施改善措施，并对效果进行验证，统计阶段效果。制定《招标采购授标原则指导书》，梳理核实《供应商信息完整性清单》，通过实施，非价格因素流标率已由26.9%降低至11.3%，见图6。

图6 改善效果
Figure 6 Improvement effects

2.5 控制阶段

确认目标达成情况，非价格因素导致招标采购流标的流标率由26.9%降低11.3%，超过设定目标18%，目标达成。制定控制计划，对财务收益进行确认，预计可节约28万元。

3 结论

通过精益六西格玛DMAIC方法对招标采购流标的全流程进行分析，可以看到，精益六西格玛在公司招标采购管理流程中具有重要意义，使招标采购管理工作更加科学化、标准化、流程化。精益六西格玛既是一种理念，也是一种解决难题的有效工具和方法。通过此项目的成功实施，有效降低了非价格因素导致招标采购流标的流标率，提高了招标采购工作效率，有效降低采购成本。