审计电子数据采集转换常见问题及对策建议_北京转创国际管理咨询有限公司广东分公司

随着我国信息科学技术的不断发展，会计电算化的日益普及和成熟，使审计工作的环境、对象、范围以及线索等审计要素随之发生了巨大的变化。传统的审计工作方式已经无法适应新时代审计全覆盖的要求，大数据审计作为实现审计全覆盖的必由之路，各项数据采集报送已为常态，全国审计系统都加强了大数据审计在实践中运用的力度。然而审计机关在进行数据采集的过程中常常会遇到一些小问题，致使采集效率、质量不高。对此笔者针对数据采集中常见的问题提出自己的一些对策及建议，供探讨交流。

一、电子数据采集常见问题

现阶段我们主要使用数采通软件来采集数据，这款软件快捷、高效，提高了我们的数据采集工作效率。但在数据分析和数据上报阶段却发现采集转换后的电子数据偶尔会有一些小“问题”，给审计人员带来一些困扰，常见的问题主要有以下两大类：

（一）数据缺失：在一些记录的字段属性上没有值,如辅助会计科目名称为NULL（空值）。对于这种情况要查明原因，首先要查看原始数据，对应的字段属性上是否没有值。若原始数据就没有值，说明是财务人员记账出现了纰漏；若原始数据有值，采集后出现数值缺失，说明是采集转换模板无效或错误造成的。

（二）数据异常：

1、属性异常。数据表中某些记录的属性值在数采通软件采集转换后发生变化，例如数据经数采通处理转换到SQL server软件后某数据文件的“日期”字段显示的属性为数字类型；

2、数值异常。核对后发现个别记录的数值发生了变化，采集转换后的数据与原始数据不一致。

二、电子数据采集的对策及建议

出现电子数据采集质量问题将直接影响审计结果的准确性，审计人员应予以高度重视。解决这些电子数据质量问题对于提高审计的质量与效率都至关重要。数据采集工作复杂多样，解决问题的办法也不止一种，具体问题需要具体分析，对于不同的问题应该“对症下药”，采用不同的解决方法。针对上述问题，笔者分享一下在日常工作中的一些做法供大家参考。

（一）数据缺失的解决方法：

1、针对数据缺失的问题的处理，根据不同的情况，有以下解决方法：

（1）对于那些包含大量空值的列的电子数据，不仅不能给审计人员足够的信息,反而会影响审计效率和执行的效果。解决这一问题的方法之一就是删除那些包含大量空值的列。

（2）使用一个固定的值填充缺失值:所有空缺的值用一个常量代替。这种方法虽然简单,但只适合缺失值不多的情况，但应注意所填充的常量必须与原账套对应内容相符。比如在数据采集时曾遇到过辅助币种为NULL（空值）的情况，查找原始数据发现辅助币种字段值全部为“人民币”，则可用“人民币”这个固定值填充缺失值。还有一种情况是原始数据本身就是NULL（空值），采集后自然就是空值，但是通过校验语句校验后该字段值不允许为空，校验无法通过，不符合数据报送要求。这时需要与被审计单位财务人员联系，再次确认原始数据NULL（空值）情况并与财务人员核实确认是否可以将NULL（空值）用数值0来填充后再做相应填充操作。

（3）使用原始数据的值代替缺失值:还有一种特殊的情况比较复杂就是多列数据出现同时出现NULL（空值）或多列数据错位，这种问题很可能的原因是数据采集模板的问题，首选的解决方法就是联系软件公司修正模板，如果软件公司反复修正更新模板还是无法妥善解决这个问题，万不得已时，只能由审计人员想办法处理，具体要将采集转换后的数据与原始数据进行详细对比，找出数值缺失的原因，找到根本原因后再编辑SQL语句用原始数据中的数值填充缺失值，但注意务必要保证填充的数据准确、完整且与原始数据相符。

（二）数据异常的解决方法：

1、属性异常。属性异常的问题通常在数据的迁移过程中不易被发现，往往是审计人员在对电子数据进行分析时取值失真才意识到问题的存在，有些是该属性字段下的所有数据格式都发生变化，有些是部分数据格式异常，对于这两种情况都可以将该属性字段下的所有数值格式全部选取进行格式转换，避免寻找个别数据元进行操作的复杂性。

2、数值异常。对于采集转换前后数值异常的问题，很可能是由转换模板不匹配造成的，对于这种情况应及时反馈给软件公司寻求帮助。具体处理如下：

审计人员在使用数采通数据采集软件对原始备份数据进行采集转换的过程中，务必勾选验证、检查两个选项，否则采集到的数据可能会出现错误的结果，将会影响到后续数据分析结果的准确性，进而增加审计风险。勾选验证、检查两个选项后若没有报错，所有的标准表没有缺失，经与原账套科目余额表进行核对完全一致，则采集到的数据是没有问题的；若有报错，且采集到的标准表有缺失，则说明转换模板是无效或错误的，这时审计人员要立即终止此数据的采集并及时整理报错信息和采集失败的原因，第一时间反馈给数采通软件公司，由软件公司技术人员修正或者重新制作模板后方可继续采集，这样才能确保数据采集的准确性和完整性。

（三）电子数据采集的几点建议

1、加强对计算机审计人员的培训。电子数据的采集要求审计人员具有复合型的知识结构，不仅要掌握财会、审计知识，还要掌握一定的信息技术知识。目前审计人员都经过计算机中级培训，接受了一些基本计算机知识。审计署计算机中级培训虽然强度大，但学时比较短，一般多是初浅程度的培训，学员并没有系统全面地掌握数据采集及数据分析相对专业性较强的计算机技术。因此，在实施计算机审计进行电子数据的采集时，需要对审计人员做进一步的培训，以适应审计工作的需要。作为计算审计人员我们必须不断学习和进步，正确认识自身存在的不足。加强对会计软件的学习和了解，探索创新电子数据的采集方法，特别是使用数据库软件对电子数据进行采集及对被审计单位业务数据的采集转换的使用等等。

2、审计机关成立专门的电子数据采集小组。在有条件的审计机关，挑选计算机专业人员和财务审计业务骨干成立一支电子数据采集小组，对一些无法采集的财务软件或采集来的数据无法导入或导入后数据不完整的账套备份数据，运用计算机专业知识和财务知识的经验分析，使采集小组双方发挥各自的优势，进行分析和探讨，尝试运用数据库软件或引进他人开发的软件导入正确的数据。在人力和财力允许的条件下，甚至可以自行研发新的转换模板，使相应的财务软件备份数据能成功采集。

3、财政部门应规范各预算单位财务会计软件应用。目前被审计单位的财务软件五花八门品种繁多，由于使用的财务软件各不相同，其导出的电子数据格式也不同，导致账套备份数据在转换到SQL sever时需要先安装相应的转换模板，虽然目前的数采通中的转换模板已经能包含较多的财务软件，但有些单位的财务软件过于陈旧或过于小众化或量身定做，有些单位的财务软件数采通软件中没有转换模板，而使审计部门无法成功采集数据。而审计部门的财力和人力有限，自行研发转换模板也存在困难，求助数采通软件公司技术人员根据不同单位的财务软件量身定制转换模板需要一定时间和研发周期，导致数据分析工作进度缓慢或数据上报工作的滞后。因此，建议地方财政部门对行政机关和事业单位的财务软件进行规范化管理，有选择的指导他们使用常规的几种软件。

4、审计机关应督促合作的软件公司及时更新数据采集模板。信息科技发展日新月异，财务软件更新换代比较快，数据采集模板也需要不断更新，才能赶上财务软件更新的步伐，才能更好地适应数据采集工作的要求。因此审计机关应及时督促软件公司研发、更新采集模板或对现有的模板进行修正完善，确保数据采集的准确性、完整性。