某集团审计中心致财务中心的风险提示函_北京转创国际管理咨询有限公司广东分公司

致：财务管理中心：

审计中心于20XX年X月X日至X月X日，对XX公司进行了专项审计，本次审计过程中发现在若干方面存在管理问题，其中有6条涉及贵中心。为规避或降低财务管理风险，审计中心对所发现的问题进行了梳理分析，并发至贵中心，望引起重视，共同推动问题得到根本性解决。

01 员工预借款管理

问题描述：

1、员工预借款管理细则与授权方案中要求不同。

《XX集团公司员工预借款操作细则》中规定：“高级经理级以下员工单笔借款不能超过2万元（含），高级经理级员工单笔借款不能超过5万元（含）。如经审核，确需超限额借款的，需经XX集团总裁审批同意后，财务部门方可办理付款。”

《XX集团授权方案》中要求：“经理以下员工差旅费、业务费单笔借款金额超过2万元的付款”及“经理（含）以上员工差旅费、业务费单笔借款金额超过5万元的付款”需由XX集团总部审批。

2、制度发布后未完成制度宣贯，导致下属公司操作标准不一。

《XX集团公司员工预借款操作细则》制度下发后，XX集团下属公司普遍以5万元为审批权限界点，对XX集团员工借款规定并不了解。根据《XX集团公司制度管理办法》中要求，“制度发布一周内，各职能中心需编写培训教案和培训计划，在制度下发的30天内，制度责任部门需完成对相关人员的培训”。经确认，《XX集团公司员工预借款操作细则》发布后，财务管理中心并未对下属公司进行制度培训和宣贯。

3、员工预借款和周转金的管理要求不明确。《XX集团公司周转金管理办法》中项目周转金的适用范围与《XX集团公司员工预借款操作细则》中预借款的范围不明确，比如差旅费借支。

《XX集团公司周转金管理办法》第五条要求“项目经理从本公司借支周转金需上报XX集团总裁审批”，且第八条规定“项目经理每季度必须将借款归还”。但对于项目经理借支需经XX集团总裁审批这一规定，目前在分公司操作过程中并未执行，仅审批至分公司总经理。另外从工作效率来讲，是否需集团总裁审批需重新审视。

风险分析：

制度未与授权方案相匹配，各制度间规定不明确，导致分公司操作标准不统一。

审计建议：

1、修正《XX集团公司员工预借款操作细则》中关于审批权限的规定，并明确员工预借款与周转金借款的区别和管理要求。

2、对于OA系统中员工借款流程，建议通过申请人的职级和借款金额由系统控制审批节点的流向。

3、结合集团实际情况，明确《XX集团公司员工周转金管理办法》中的审批权限。

4、查找财务发布制度相冲突之处，修正相关制度与流程相匹配。

02 收费减免管理

问题描述：收费减免处理，存在税务风险。

收费减免在税法上为视同销售，需计提销项税并缴纳相应增值税。目前各公司均未做纳税处理，同时在对内部员工费用减免过程中，部分公司在收据中直接标注“内部员工减免”字样，该种处理方式易引起税务局关注，存在税务风险。

风险分析：存在税务风险。

审计建议：财务管理中心需统筹处理，对于收费减免需统一规范。

03 个人代收付款

问题描述：临时性收入业务（比如收取临时水电费），企业员工代表企业支付相关费用，或对方直接将费用支付我公司员工，无支付委托函，未明确企业与个人间的委托关系。

比如XX公司在收取临时水电费时，合作主体或签订合同主体均为企业，但实际现场负责人为公司员工，故在收取临时水电费时，均以该自然人个人账户交付，但无相应的授权文件。

风险分析：员工替代企业支付相关款项，或者我方员工个人收取相关款项，均存在履约纠纷风险，且我方员工有侵吞相关钱款的风险。

审计建议：对于对方员工个人支付款项的情况，财务管理中心需统一个人支付业务的委托函，明确企业和个人的委托关系，并要求企业在委托函中加盖公章予以确认，同时要求此委托函作为财务收款的必要附件之一。对于我方员工个人代收公司相应款项的情况，财务管理中心务必发文明确禁止，如遇非常特殊的情况下，务必提前备案并与收到款项1日内及时交付公司账户，如发现违反该规定的一律严处。