采购合规管理——疫情之下企业命门_北京转创国际管理咨询有限公司广东分公司

摘要：疫情保供违规之惩处，重则吊销许可证，追究企业法定代表人、主要负责人法律责任，构成犯罪的，还将移交司法机关；轻则罚款，企业更应当重视采购的合规，避免损害消费者利益和民众的信任。采购的合规，才是企业战胜疫情严冬，存活的生命之门，常青之脉。

上海疫情封控期间，政府街镇居为保障居民生活保障物资发送“大礼包”、小居各团长纷纷开展团购，解决上海居民疫情期间的生活物质的供给。在发放保供物质及团购过程中，市场监督管理局频繁接到居民投诉称：保供物资中存在以次充好、质量低劣、“山寨品牌”，甚至有过期产品、变质食品等问题。

案一：某小区发放的真空包装酱香肘的袋内有苍蝇

案二：有保供资质的贸易公司承接了某小区230份团购套餐的订单，委托食品销售有限公司将订单的套餐分拣、包装配送到小区，230套餐包含猪筒骨、鸡翅膀、带皮腿肉、卷心菜、土豆、洋葱，有60份冷冻包装鸡翅（标注生产日期为“2020080402”，贮存条件为-18℃以下，保质期为12个月）已经超过保质期。居民收到土豆已经发芽，洋葱已经腐烂。

案三：A快餐公司为上海某方舱医院每日供应两餐盒饭，其持有的《食品经营许可证》上载明的营业者名称却为上海B快餐公司，经营项目为“集体用餐配送单位：桶饭1000份”。A快餐公司的员工在分餐间内分餐时未佩戴口罩。另一名员工在分餐间内未佩戴口罩、未穿工作服。

上述种种违反食品安全案件爆出后，经市场监管部门立案查处，已有多起移送公安机关予以处置。对在疫情期间严重违法或屡查屡犯的企业，实施顶格处罚，直至吊销许可证；对故意违法、性质恶劣、后果严重的，还要追究企业法定代表人、主要负责人等相关责任人员的法律责任。构成犯罪的，及时移交司法机关处理。

从严处罚疫情期间出现食品安全问题的保供企业，也体现出保供物资采购合规的重要性。

采购行为是最为重要的生产经营行为，采购合规更关系到企业的生死存亡，财政部还专门制定并颁行----《企业内部控制应用指引第7号--采购业务》专门规范企业采购行为。

采购方式主要有集中采购，招标采购，谈判采购、询比采购竞价采购，直接采购和协议采购。采购合规就是指企业在采购过程中的各类行为，符合法律法规、监管规定、行业标准、国际规约、企业内部的规章制度，以及相应的标准。

采购行为中常见风险分类

前文中案例一，市民投诉保供物资中真空包装酱香肘袋内有苍蝇；案例二，具有保供资质的贸易公司委托食品销售公司完成订单的分拣、包装、配送，属于供应商风险，供应商风险具体包括供应商资质、供应商不具备履约能力、标的物不符合质量要求等风险。

案例三，A快餐公司为上海某方舱医院供应盒饭，食品经营许可证却是B快餐公司的，员工分餐时未戴口罩未穿工作服，属于资质风险和管理风险。

风险的应对

为有效地化解采购风险，企业首先要建立采购风险的识别机制，能有效的阻断风险源和风险事件甚至潜在的风险因素。

建立识别采购风险的方法

1首先应明确采购合规的制度依据，企业采购合规所依托的制度依据除了法律法规，国家标准和行业标准，公司的规章制度之外，还包括许可、执照或者授权以及监管机构发布的命令，规则指南，法院的判决等等义务规范其次，还需要在企业中建立采购合规红线思维，树立违反合规义务将面临严重风险的观念。

2加强企业内部管理，做好企业采购合规的事先审查。企业在采购活动中出现风险，往往也都是由于内部管理体系的缺失所致，建议企业通过内部管理的分层分级制约规避风险，比如审核权、审批决策权、放行权、财务支付审批权、商业信息管理权等层层岗位权力分级；企业还可以制定配套的举报处理机制，及时相应涉及到企业的内外部举报，内部审计中发现的问题，及时纠错，避免风险的进一步扩大。

采购合规调查

有识别风险的方法，还需要调查风险和处理风险危机。对采购风险的合规调查方法可以采取向供应商尽职调查，或委托第三方调查供应商资质、履约条件、履约能力。公开渠道检索供应商的审计报告、诉讼文书和行政处罚；对本企业的管理风险采用员工和部门问卷调查方式、采购合同的审批调查、履约条款的跟进调查、售后的处理、违规行为的调查及处理，员工行为守则的自查等调查手段。

有了详尽的调查，得出相对科学准确的结果后，才能妥善的化解危机。疫情给采购工作带来严峻的考验，现在疫情又有蔓延复燃之势，全国各地也陆续开始实施防控措施。地方政府，仍可能会通过集体采购和保供，向居民发放生活物资疫情保供惩处之鉴未远，相关企业更应当重视采购的合规，避免因采购违规损害消费者利益，甚至是影响疫情防控大局，给自身的生产经营带来无可挽回的损失。