近几年，整体税收环境发生显著变化，税务“放管服”不断推进、国地税征管体制改革以及金税三期系统深化应用，税务部门在“以票控税”的思想指导下，大大加强了对增值税发票的管控，特别是电子发票的推广使用，都对单位发票管理工作提出了更高、更严的管理要求。行政事业单位发票管理工作涉及面广，以接收使用增值税普通发票为主，但同时也涉及增值税专用发票和通用机打票。在“以票控税”管理日趋严格、金税三期系统监控更加严密的新形势下，如何防范假票、错票入账导致的税务风险，敏感发票引发的潜在廉政风险和电子发票重复报销引起的财务风险成为当前行政事业单位发票管理工作的重点和难点。

一、管理背景

（一）外部环境

2015年国家税务总局发布关于全面推行增值税发票系统升级版的工作要求后（税总发[2015]42号），在全国范围内快速推广使用升级后的“金税三期”系统。借助这套系统，税务机关税收管理信息化水平向前迈出了一大步，税务稽查方式也从原有的线索举报、现场稽查转变为数据分析、综合检查，稽查效率和效果大幅提升。2016年，税收大环境发生显著变化，税收新政不断发布，直接影响着单位税务工作，而发票管理作为税务工作的重要环节也深受影响。“营改增”全面落地实施后，单位收取的增值税发票量大幅增加，发票真实性、合规性审核工作量陡然加大，“互联网+税务”稳步推进，电子发票使用频率越来越高。2017年，国家税务总局发布了更为严格的发票管理制度，要求增值税专用发票和普通发票必须如实、精准、清晰开具，如果单位取得了不符合规定的发票，则不得作为税收凭证，这将大大增加单位因发票违规所产生的涉税风险。

（二）内部环境

近年来，针对市场经济活动中虚假发票泛滥的情况，税务机关不断加强发票监管工作，制定更加严格的发票管理规范，根据《国家税务总局关于增值税发票管理若干事项的公告》（国家税务总局公告2017年第45号），要求规范票面信息，包括不限定于推行商品和服务税收分类编码简称、单位购买方提供纳税人识别号等，不符合规范要求的发票将不得进行抵扣。规定单位取得的发票如未按要求填写票面信息，则不得进行税额抵扣。这就要求财务人员更加认真、细致审核发票票面信息，核对开票事项与业务实际是否一致，纳税人信息是否准确、完整，从而防范涉税风险，维护税收权益。同时，信息技术的发展和“营改增”的落地，增值税发票使用量急剧增长，原有纸质发票领用、开具的不便利性日益凸显。对此，国家税务总局于2015年发布第84号公告，在全国推行使用增值税电子发票系统，推广使用增值税电子普通发票，2019年，国家也提出逐步推广增值税电子专用发票，电子发票时代即将到来。

根据《国家税务总局关于推行通过增值税电子发票系统开具的增值税电子普通发票有关问题的公告》（国家税务总局公告2015年第84号）第三条规定，增值税电子普通发票的开票方和受票方需要纸质发票的，可以自行打印增值税电子普通发票的版式文件，其法律效力、基本用途、基本使用规定等与税务机关监制的增值税普通发票相同。电子发票一般是由消费者自行打印，在纸质、大小及打印效果上都会存在差异，由于绘图技术的发展，财务人员难以通过肉眼分辨发票的真假，电子发票可重复打印的特性也使财务人员难以防范是否重复报销给单位带来的财务风险。财务人员只能通过手工记录已报销发票的信息进行备查，大大增加了财务人员的工作量。

行政事业单位日常核算业务量较大,下属单位包括行政事业类单位和投资设立的国有企业，涉及发票种类多，在当前“八项规定”严控的大环境下，如接收到烟、酒、茶叶等敏感发票需引起财务人员的高度重视，认真审核其中是否存在廉政风险，但仅仅通过人工肉眼判别与核对，不仅费时耗力，而且难免会因疏忽而遗漏敏感发票，给后续工作留下隐患。随着电子发票的推广，财务部门在日常报销过程中也会接收到许多电子发票，如何分辨电子的真伪、是否已经重复报销，是财务部门发票管理中的重点工作。

（三）当前发票管理存在的潜在问题与风险

发票作为单位财务收支的法定凭证，也是最为常见、使用最为频繁的会计原始凭证，发票管理是否合规直接影响单位会计核算质量。目前在发票管理上存在的潜在问题主要有：一是使用假票、错票混入单位开支，以及重复打印电子发票重复报销个人费用，引发财务风险和税务风险。二是通过假票、套打票骗取单位资金，私设“小金库”而引发腐败风险。三是敏感发票（烟、酒、茶叶等）报销入账，引发潜在廉政风险。财务部门作为单位的发票管理部门，负有审核发票规范、合理职责，因财务人员审核把关不到位而导致假票、错票、电子发票重复入账都会给单位造成重大风险，因此如何高效、规范开展发票管理成为当前行政事业单位提升财务管理水平的第一道关。

二、管理新思路——构建发票仓

针对新形势下发票管理存在的诸多风险，原有较为粗放的人工审核、手工统计发票管理模式已不适应新的管理要求，这促使我们思考如何从审核流程和信息技术等方面对发票管理模式进行改造和优化，从而提高发票管理效率和效益，降低单位税收风险和廉政风险。目前税务系统提供的发票查验与勾选认证分属两个平台，而且平台操作体验感较差，如需验证大量发票时将会耗费大量人力和物力，为此，本文从管理流程和信息技术出发，提出建设发票仓设想，将发票管理由线下手工方式演变为线上云服务，实现对增值税纸质发票和电子发票的真实性、准确性高效识别，有效规避假票错票入账和电子发票重复报销等涉税风险，同时也着力减轻财务人员重复性工作，提升发票管控效率。

一是集中处理发票数据，建立统一的发票仓库。通过扫描发票上的二维码或者通过OCR技术对发票进行全景扫描，将发票要素信息储存在发票仓库中。仓库中的发票数据可以随时调用，用于查验发票真伪与认证抵扣，实现发票查验与认证环节无缝衔接，缩短管理链路径，提高工作效率。在增值税发票智能管理平台上，使用扫码枪查验一张发票只需2秒钟时间，就能识别真伪并返回发票信息，发票量较多时，可通过扫描仪进行批量快速扫描，简化财务人员识别发票的操作流程，节约查询时间。查验发票真伪的同时，可以检查是否存在重复报销，校验单位名称和纳税人识别号是否有误，并将发票信息保存到发票平台，自动统计发票汇总信息，多维度查询发票。也可对发票进行备注、标签管理，所有发票信息可以导出EXCEL表和发票图片版式文件。

二是发票仓直连税务查验平台API端口，将采集的发票信息批量进行查验与认证，验证增值税发票在税务系统中的状态是否正常，确认发票信息是否一致，发票有无作废，同时也判断发票名称和税号是否有误。对于税务查验平台反馈的信息能实时显示，我们可在短时间内完成发票审核与查验工作，系统审核的高精准度与高效率，也让财务人员摆脱了肉眼审核发票的低效与低识别率。目前税务部门的发票认证和发票真伪查验分为2个网站，无法在业务流程上把查验到发票认证进行有效结合。传统的扫描认证，扫描速度慢，经常出现增值税专用发票密文区识别错误，手工修改的工作效率低，另外出现卡纸的机率非常的大，造成抵扣联褶皱、破损。增值税发票确认平台勾选确认，需要一张张手工查询、勾选、确认，工作效率较低，并且在勾选的过程中无法识别发票的抬头是否正确，无法核对开票的具体明细。发票仓直连税务查验平台API端口可以将查验的增值税专用发票在查验平台反馈信息直接提交至发票认证勾选平台进行勾选认证，大大提高发票认证工作效率。

三是设置电子发票重复报销提醒功能。由于电子发票可以多次打印，员工有意或无意将同一张电子发票打印出来重复报销的情况势必存在，这就对单位内部风险防控提出了新要求。为此，我们可在发票仓中设置电子发票重复报销告警功能，当同一份发票再次录入时，发票仓会根据已有发票数据进行比对，如果存在重复发票自动警告，从而帮助财务人员有效识别电子发票重复报销。

四是增加敏感票提示功能。我们可在发票仓中设定敏感字样，如烟、酒、特产、预付卡、茶叶等，发票仓会对录入的发票信息与敏感字进行比对，如出现敏感发票则提示财务人员进行复核，对不符合规定的票据予以退回。设定具体事项支出限额提醒功能，在该项支出已经达到累计限额时进行警告，有效避免潜在的廉政风险。

五是优化财务报销流程，提高财务报销效率。在原有模式下，发票审核均为手工核对，财务人员在接收发票后，手工对发票进行查验、认证和比对，经查验后的不合规发票，则事后通知报销人员进行报销单据退单，报销效率不高，同时人工审核发票费时耗力，容易因疏忽而造成管理漏洞，特别是日常核算业务量大，财务人员人手紧缺，如正逢季末、年底等关键节点，很容易引发审核疏忽而形成发票管理潜在风险。运用“发票仓”技术可以对当前报销流程优化再造，根本改变人工审核弊端。通过“发票仓”OCR全景扫描识别技术，将发票查验核对端口前置，报销人员提供报销单据时，直接将发票放入发票扫描仪，扫描仪实时连接“发票仓”可在5秒内完成假票、错票实时查验，电子发票有无重复打印的情况，是否为敏感发票等一系列操作，如有异常则发票仓自动预警，可直接退回报销人员核对，无需再进行事后退票，前置发票报销查验环节，大大缩短发票审核时限，提升财务报销流程效率，从源头提升发票管理规范性，化解潜在风险。

三、发票仓设立的作用

发票仓的构建思路，可以对单位的发票管理进行集约优化，提高财务部门工作效率，并且通过电子信息技术来提升单位对税务风险和财务风险的防控能力，实现对增值税发票的精细化管理。实时掌控发票量、报销金额、进项税抵扣税情况，通过数据采集并与实物发票比对，清晰了解哪些发票收到了，哪些发票没有收到，便于进行发票催收工作，促进部门协同，实时记录发票真伪查验和整个认证过程，发票的状态明细一览无遗。通过对查验结果的分析，实时统计哪些发票名称和税号开错了，哪些发票作废了，哪些发票重复查验报销了。具体来说：一是有效查验和识别错误发票、虚假发票，特别当发票审核量较大时，通过发票仓与税务查验平台的互联互通，可实时辨别发票真伪，简化发票查验流程，节约查询时间，提高财务部门发票管理工作效率，防控税务风险。二是增值税专用发票认证方式便捷，发票抵扣工作效率得以提升。通过发票仓对已验证通过的发票一键式进行自动勾选抵扣并反馈认证结果，便捷高效。三是通过设立电子发票重复报销告警功能，能显著降低因电子发票可重复打印报销而引发的内部风险控制成本，在一定程度上减少财务风险。四是设立敏感发票预警功能，辅助财务人员把关审核，对“八项规定”下三公经费进行严格控制，有效提升廉政管控水平。五是利用预警功能，逾期不能抵扣的增值税专用发票数量大大减少，实现增值税进项税额应抵尽抵，减少单位不合理损失。

四、小结

行政事业单位业务类型多，涉及面广泛，实际业务中收取的发票类型种类繁多，既有增值税发票，也有通用机打票。在当前新形势下，如何实现发票精益管控，科学高效防范假票、错票引发的税务风险，防控由电子发票重复报销、敏感发票不合规入账引发的财务和廉政风险成为财务人员必须严肃面对的问题。因此，笔者认为运用信息技术转变行政事业单位发票管理模式十分重要，而发票仓的构建思路就是通过成熟的OCR技术实现发票数据集成，转变原有粗放的发票管理模式，帮助单位实现发票管理由“线下统计”向“线上管控”转变。同时运用发票大数据进行管理功能拓展，直连增值税发票综合管理平台，不仅能实时查验发票真伪和规范性，还能自主设计管控逻辑，自动检测和预警敏感发票、电子发票重复入账问题，防范潜在的税务、财务、廉政等系列风险，从发票管理前端规范费用列支，提前防范违法违规行为。此外，除了运用电子信息技术作为提升财务管理水平手段外，单位应持续强化公务消费刷卡制度，加强虚假发票治理，内部控制和外部监督多管齐下，强化反腐倡廉教育，督促单位公务人员自觉遵纪守法，合法合规使用发票，促进行政事业单位健康良性发展。